Efisiensi Perusahaan: Pangkas Biaya? Siap Muncul Masalah Baru yang Lebih Mahal?

Efisiensi Perusahaan, sebuah kata yang menakutkan bagi perusahaan maupun karyawan. Efisiensi seringkali diidentikkan dengan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK), penurunan pendapatan, kerugian, sampai restrukturisasi perusahan. Tidak jarang, praktik efisiensi perusahaan ini diterapkan dengan pemangkasan biaya secara cepat, mulai dari pengurangan karyawan, pemotongan anggaran pelatihan, hingga pelarangan aktivitas-aktivitas tertentu di Perusahaan.

Ya, praktik pangkas biaya perusahaan ini jadi solusi instant agar perusahaan bisa keluar dari permasalahan keuangan yang sedang dihadapi. Tapi bagaimana dengan penurunan produktivitas? Kehilangan karyawan yang memberikan kontribusi ke Perusahaan? Masalah baru di operasional? Atau bahkan rusaknya budaya kerja akibat tekanan dari pemangkasan biaya ini? Ini semua menjadi hidden cost yang harus perusahaan bayar dengan biaya yang lebih mahal di kemudian hari.

Pangkas Biaya = Solusi Instant yang Mahal?

Efisiensi Perusahaan yang berfokus pada pemangkasan biaya secara langsung bisa berakibat fatal bagi perusahaan. Kita coba lihat beberapa dampak yang sering dialami:

1. Hilangnya Proses Pendukung yang Vital

Tim administrasi atau back-office seringkali jadi sasaran utama pemangkasan biaya. Alasannya? Karena dianggap tidak menghasilkan pendapatan. Padahal, fungsi ini ada sejak awal memang bukan bertujuan untuk menghasilkan pendapatan secara langsung, tapi untuk mendukung proses terjadinya pendapatan, untuk menjaga kelancaran operasional, sebagai internal control, dan solusi atas berbagai permasalahan internal yang dihadapi oleh Perusahaan.

Pada saat tim ini dipangkas tanpa kajian yang matang, berbagai masalah baru akan muncul seperti delay dimana-mana, baik yang berhubungan langsung dengan customer seperti logistik dan penagihan, maupun yang bersifat proses internal perusahaan seperti lambatnya approval atau pembuatan laporan keuangan. Ujung-ujungnya yang dikorbankan adalah pengalaman customer, lambatnya decision making, dan akurasi pelaporan. Hal ini bisa lebih diperparah ketika ada fungsi kontrol yang hilang, mengakibatkan terjadinya berbagai pelanggaran di Perusahaan yang memakan biaya lebih besar dari pemangkasan biaya SDM itu sendiri.

2. SDM yang Tidak Siap Menghadapi Beban Tambahan

Pemangkasan melalui pengurangan SDM seringkali bersifat dadakan dan tidak disertai dengan pelatihan untuk peningkatan kapasitas tim yang tersisa. Karyawan dituntut produktivitas lebih tinggi dengan mengerjakan lebih banyak pekerjaan. Hasilnya? Tidak jarang kontraproduktif. Pekerjaan menjadi overload, stres meningkat, burnout terjadi, motivasi kerja menurun, dan lingkungan kerja menjadi tidak kondusif. Karyawan dengan potensi yang bagus mulai mempertimbangkan untuk mencari lingkungan kerja yang lebih baik di Perusahaan lain, sehingga yang tersisa adalah karyawan-karyawan yang kurang berpotensi yang dituntut mengerjakan banyak hal. Ya, karyawan mungkin bisa mengerjakan banyak hal tapi dengan produktivitas rendah.

3. Biaya Korektif yang Lebih Mahal

Sistem kerja yang kacau, kontrol yang kurang, dan ketidaksiapan SDM bukan berujung pada efisiensi namun mengakibatkan proses bisnis di perusahaan menjadi tidak efisien. Untuk memperbaiki ini, seringkali perusahaan harus mengeluarkan biaya yang lebih mahal daripada besarnya penghematan yang dilakukan oleh Perusahaan.

Salah Kaprah tentang Efisiensi Perusahaan

Efisiensi yang sehat itu bukan tentang memangkas biaya, tapi mengoptimalkan biaya. Mindset yang benar diperlukan disini. Manajemen harus dapat membedakan mana yang merupakan biaya dan mana yang hanya menjadi beban bagi Perusahaan. Pada dasarnya tujuan utama adanya biaya di perusahaan itu untuk menghasilkan pendapatan dan keberlangsungan bisnis yang sehat, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Biaya ini harus ada, tidak bisa tidak. Tapi pada prakteknya, tidak bisa dipungkiri banyak biaya yang dikeluarkan secara tidak optimal sehingga menjadi beban bagi perusahaan. Beban inilah yang tidak memberikan dampak positif apa-apa dan harus dipangkas habis-habisan.

Lalu, Bagaimana Efisiensi Perusahaan yang Sehat?

Biaya timbul di perusahaan karena ada aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh Perusahaan. Ada ratusan, bahkan ribuan aktivitas yang terjadi di proses bisnis perusahaan. Langkah yang tepat adalah jangan bidik langsung biayanya, tapi bidik aktivitas dan proses bisnisnya. Langkah ini menyangkut tiga hal:

1. Sederhanakan Proses tanpa Mengorbankan Kontribusi Positif

Evaluasi setiap aktivitas yang terjadi di proses bisnis Perusahaan. Mana aktivitas yang memberikan nilai tambah dan mana yang tidak. Apakah aktivitas-aktivitas ini benar-benar memberikan kontribusi positif bagi customer? Apakah aktivitas ini secara bisnis diperlukan? Atau memang aktivitas ini memang tidak memberikan kontribusi positif apa-apa?

2. Mengembangkan Kapasitas Tim, bukan Mengurasnya

Ingat, SDM itu bukan objek efisiensi, tapi subjek atau pelakunya. Untuk melakukan efisiensi, kita memerlukan tim yang dapat bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras. Di kebanyakan kasus, mereka belum memahami “How To”-nya. Mereka membutuhkan pembekalan melalui program pengembangan seperti training efisiensi kerja, time management, project management, hingga process ownership.

3. Membangun Budaya Kerja yang Adaptif terhadap Efisiensi Perusahaan

The Evil is in detail. Tidak optimalnya aktivitas yang ada di perusahaan seringkali bukan terjadi pada hal-hal yang besar, tapi di ruang lingkup aktivitas kecil sehari-hari. Sangat sulit bagi Top Management untuk mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang tidak optimal di skala ini. Itu kenapa, Budaya kerja memegang peranan yang penting. Budaya kerja yang mendukung efisiensi adalah budaya yang mendorong kolaborasi, kepedulian terhadap hal-hal kecil yang dapat memberikan perbaikan secara berkelanjutan, serta memberikan otonomi karyawan dalam membuat keputusan sehari-hari.

Darimana Harus Memulai?

Pelaku efisiensi adalah semua karyawan yang ada di Perusahaan. Namun sekali lagi, seringkali mereka tidak sadar atau tidak memahami bagaimana efisiensi perusahaan ini harus dilakukan. Bagi perusahaan kecil, peranan Owner dan Top Management diperlukan untuk menggerakkan efisiensi. Pemahaman mengenai praktik efisiensi yang sehat perlu disadari agar efisiensi bukan menjadi fear factor, tapi menjadi awareness yang tertanam di budaya kerja Perusahaan.

Untuk Perusahaan dengan skala yang besar, divisi Learning & Development (L&D) memegang peranan strategis. L&D tidak hanya berfungsi sebagai pendukung, tapi menjadi rotor terjadinya efisiensi di perusahaan. L&D dapat menyediakan pelatihan efisiensi berbasis proses, mendorong budaya continuous improvement, hingga menjembatani komunikasi antara manajemen dan karyawan agar tidak melihat efisiensi ini sebagai ancaman, tapi peluang untuk bertumbuh.

Hindari Efisiensi Perusahaan yang Palsu!

Efisiensi yang hanya mengejar angka sering berujung pada masalah yang lebih kompleks dan lebih mahal. Tapi efisiensi yang sehat dapat menyederhanakan proses, penguatan SDM, dan menciptakan budaya kerja yang menunjang terbentuknya efisiensi tersebut.

Jika Anda sedang mencari cara meningkatkan efisiensi tanpa mengorbankan kualitas tim dan sistem kerja, pelatihan peningkatan efisiensi dan produktivitas bisa menjadi langkah awal yang berdampak besar.

Facultive menyediakan program pelatihan efisiensi yang disesuaikan dengan tantangan dan kebutuhan unik di setiap perusahaan. Lihat bagaimana kami dapat membantu tim Anda bekerja lebih cerdas di sini.